5 herramientas digitales para la gestión de tu restaurante

En el mercado existe una amplia oferta de herramientas digitales que te ayudan a llevar la gestión de tu restaurante de mejor manera permitiéndote tener un control de todo lo que pasa a nivel de servicio, estructura, logística, contabilidad y laboral.

Siempre es de agradecer cualquier ayuda o facilidad para tener al día toda la gestión que conlleva un restaurante. Es por eso que los propietarios de estos negocios muchas veces optan por apoyarse en herramientas digitales óptimas y funcionales.  Estas herramientas o plataformas digitales utilizan sistemas que te van generando informes que previenen situaciones que pueden complicarse si no se detectan a tiempo.

Ha quedado claro, después de haber pasado esta pandemia del covid-19 que estamos ante una transformación total y la digitalización es sin duda parte fundamental de la misma, dicha transformación que nos ha llevado a implementar mejoras en las herramientas digitales que ya teníamos y a la creación de otras se ha dejado sentir en el sector de la restauración con fuerza y es que ha sido un aliado cuando se ha tenido que dejar de servir en las mesas para trasladar los pedidos a las casas de los comensales, les invito a ampliar un poco más este tema en este post del blog de CoverManager.

1. Girnet o Workforce: herramientas digitales para el control del personal 

Este es un software que te permite llevar el control de tu personal ofreciendo un motor de optimización, módulos de Back Office y plataforma de Business Intelligence. Esta herramienta digital que ha pasado a llamarse Workforce a través de estos módulos te permite tener un control de toda la actividad relacionada al personal permitiendo generar unos ficheros por incidencias ya sean estas de una incorporación o nuevo personal, bajas de trabajadores, llevar un control e histórico de las vacaciones que realizan así como el control de los horarios y fichaje todo esto generando ficheros que te servirán de base de datos para poder consultar en cualquier momento.

Este software que va muy bien para empresas con volumen de trabajadores y que cuesta más tener un control absoluto, también lo recomiendo porque te permite consultar el histórico del personal a través de los años quedando siempre el registro de estos, trabaja con el sistema SSO del que hablamos más abajo. Esta es solo una parte de las funciones que puedes llevar a cabo con este programa que es parte de Mapal, allí puedes encontrar otros softwares que igual te serán de mucha ayuda en este sector.

Sistema SSO, que es?

El Single Sign On o SSO por sus siglas en inglés es un sistema de acceso único o unificado que le permite a un usuario acceder a varias plataformas o redes a través de una única clave de acceso o autenticación evitando así que este deba memorizar más de una clave par acceder a plataformas de la misma red.

Podríamos decir que esta es la principal ventaja de este sistema, pero que también se considera como desventaja pues si se llegara a perder esta clave o quedará al descubierto estaríamos en franca vulnerabilidad. Podemos poner como ejemplo la red de Google que pone a disposición una serie de herramientas a las cuales se puede acceder a través de un  mismo correo electrónico. 

2. ICS SOLUTION: herramientas digitales para Control de horarios y punto de venta 

ICS Solution es una empresa que ofrece herramientas digitales mediante equipos de hardware o sistemas de computador para varios sectores incluido el sector restauración, dentro de este podemos ver lo que es el control del fichaje del personal a través de los marcadores de huella, la gestión de TPV, el control de reservas y de la ocupación de las mesas en la sala del restaurante dígase saber qué mesas están ocupadas, cuales están reservadas, las libres, etc.

Cuenta con departamento de I+D+I que se encarga de estudiar las nuevas tecnologías e implementarlas en la mejora de los procesos. Es un sistema muy intuitivo que te permite dar prioridad a los temas que más te interesan permitiendo al usuario crear su propio escritorio con atajos para agilizar las tareas y ahorrar tiempo a la vez. Puedes obtener más herramientas digitales a través de Sighore que es parte de ICS Solutions.

Esta herramienta digital te permite crear tus propias incidencias y así poder dar prioridad a lo que  más te interese controlar del centro. Se puede tener los fichajes diarios o mensuales de los trabajadores, llevar el registro de las vacaciones y descansos y a la vez llevar las incidencias tipo altas y bajas de personal, aunque este programa está más dispuesto a suplir equipos digitales, a través de los años ha ido implementando nuevos recursos y mejoras que permiten llevar un control del personal sin tener necesariamente un sistema propio de recursos humanos. Cuentan con servicio técnico que ofrece soporte en línea o presencial en caso de algún fallo en el sistema lo cual es de agradecer.

3. Prezo: el aliado del departamento logístico, compras, almacenes y transporte

Prezo es una de las herramientas digitales que más se utiliza en el sector. Con este sistema puedes optimizar tu departamento de logística y compras, mejorar las recepciones de los productos en el restaurante a la vez que tienes una base de datos eficiente que se va nutriendo día a día. Con este programa tienes la oportunidad de organizar todos los productos en categorías, familias y por stock permitiendo tener en todo momento el control de lo que tienes y generando alertas con el low stock.

Al tener este control evitamos o reducimos las mermas y la duplicidad de pedidos, creamos escandallos, controlamos inventarios, precios, también se agilizan las entregas y sabemos a quién le compramos cada cosa. Prezo se basa en un sistema OCR que definimos más abajo. Esta es una de las herramientas digitales que ha tenido muy buena acogida en el sector turístico de la ciudad.

Prezo ofrece una solución de 4 pasos para el correcto mando de las compras:

• Eficiencia: rapidez y agilización en el manejo de albaranes y facturas.
• Automatización: mejora de los procesos y ahorro del tiempo.
• Optimización: Optimizar los procesos sin perder información y que quede fácil de analizar  
• Digitalización: tener todo digitalizado permite llevar un correcto uso de la optimización y del tiempo.  

¿Qué es un sistema OCR? 

El sistema Optical Character Recognition o OCR por sus siglas en inglés es un sistema que te permite digitalizar un documento y obtener el texto o símbolos que este pueda contener para transformarlo en un documento de edición de texto tras pasar por el reconocimiento de alfabeto y haber determinado si se trata de letras, números, símbolos, etc. De estas herramientas digitales tenemos varias opciones disponibles, siempre unas con mayor precisión que otras, por ejemplo Mercury Reader o Google Docs (aquí podrás ver como funciona) utilizan este sistema.

4. CoverManager, reservas, aforo y pedidos

CoverManager es una de las herramientas digitales más utilizadas a nivel de Hospitality, brinda soporte a estos negocios para gestionar reservas de mesas y de pedidos controlando el No-show a través de una notificación que le permite al restaurador saber que finalmente este cliente no se presentará, es un alivio poder controlarlos puesto que los No-shows dejan muchas veces en la estacada al restaurante. Asimismo esta permite tener una rentabilidad y eficiencia mejorada al igual que genera fidelización por parte del usuario pues ofrece un contacto más directo y personalizado.

Es un aliado para las reservas de tu restaurante, llevarás el control de aforo, control de ventas y te permite conectar con los diferentes canales de contacto todo ello de manera fácil y eficiente a la vez que va generando informes con los datos obtenidos que te servirán de referente y previsión mes a mes y año a año del comportamiento de tus clientes.

¿Qué ofrece CoverManager?

Reservas: gestiona tus reservas desde tu propio ordenador con el sistema integrado de CoverManager que se adapta a cualquier equipo. la ventaja de contar con herramientas digitales versátiles.

Asistente virtual: este servicio permite automatizar la reservas a través de un chat online. Los asistentes virtuales son herramientas digitales ampliamente utilizadas hoy en día.

Delivery y Takeaway: gestiona y organiza tus pedidos fácilmente directo en tus canales sociales y web o mediante una landing personalizada y siempre teniendo el control del tiempo. 

Cola en puerta: permite saber la cantidad de personas que están esperando y permite mediante un sms avisar a esta persona que ya puede entrar cuando se ha desocupado o liberado una mesa así evitando aglomeraciones innecesarias.

Integraciones: está integrada con una serie de empresas y herramientas digitales que le permite tener el servicio siempre optimizado y adaptado a toda clase de eventualidades, estas empresas son deliverys, Marketing digital, pasarelas de pago, puntos de venta, CRMs, centralitas, de métricas, sistemas de review, entre otras.

Channel Manager: ofrece al restaurante la oportunidad de publicar su restaurante en una serie de canales digitales a través de los cuales los clientes podrán solicitar una reserva

Marketing y Fidelización: cuentan con herramientas digitales de marketing que ayudan a crecer al negocio, todo el sistema de reservas y front del restaurante a nivel digital es personalizable lo que creará un engagement por parte del usuario, en este caso nos referimos a que utilizan los colores y símbolos del restaurante para así crear un reconocimiento por parte del usuario hacia ese local en concreto.

CRM y analíticas: podemos analizar cada visita o reserva de un usuario y su comportamiento, el CRM permite guardar los datos para ir creando una base de datos con clientes reales y tener una relación más customizada con los mismos. Sin duda el poder tener analíticas constantes es una de las ventajas de utilizar herramientas digitales.

5. Hootsuite: herramientas digitales para el manejo de tus redes sociales y publicidad 

Con Hootsuite tenemos el mando de todas las redes sociales en un solo lugar lo que facilita su manejo y nos ahorra tiempo. Nos permite planificar con antelación toda la publicidad de un mes por ejemplo. Cuenta con una versión gratuita que es tan buena como la versión Pro. Las redes sociales son herramientas digitales que han presentado una evolución impresionante al pasar de los años y se han convertido en parte del día a día de muchas personas.

En el caso del sector turismo en general tener presencia en las redes sociales es muy valorado por los usuarios, está comprobado que a las personas les gusta verificar antes de utilizar los servicios ya sea de un hotel o de un restaurante, a través de las redes bien manejadas podemos generar nuevos usuarios y fidelización de los mismos. Hootsuite ofrece solución a la gestión de tus redes sociales y brinda un fácil manejo de los chats con los clientes lo que garantiza un feedback e interacción con los mismos. Si quieres saber cómo enfocar tu contenido en redes sociales puedes empezar por leer estos 5 consejos de Instagram Stories para restaurantes.

La plataforma de Hootsuite ofrece una versión gratuita en la cual puedes incluir 2 redes sociales y programar 5 post a través de 1 usuario, con esta cuenta puedes tener además estadísticas de estas redes y te permite chatear con tus seguidores desde una única bandeja de entrada. Además de este plan cuenta con 4 más que ya serían de pago y que tiene cada uno su ventaja y van desde los 39€ + IVA y hasta opciones personalizadas.

Como comentaba al inicio del artículo existen innumerables herramientas digitales que nos permiten llevar una gestión eficiente de un restaurante, solo debemos estudiar la oferta y elegir la que mejor se adapte a nuestras condiciones. Otro punto importante para nuestro restaurante es tener una buena web, si aún no la tienes seria interesante ver Marketing para restaurantes: ¿Qué incluir en la página web de un restaurante? 10 elementos imprescindibles para poner al día tu negocio. Si ya utilizas alguna de estas herramientas digitales déjanos saber en los comentarios!!